• Unterstützung der Geschäftsführerin in administrativen sowie organisatorischen Belangen (Korrespondenz, Terminvereinbarungen, Empfangsfunktionen, usw.)
• Administrative Unterstützung des Stiftungsrates
• Office Management: Betrieb und Administration der Büroräumlichkeiten
• Planung, Organisation und Begleitung aller Stiftungsrats- und Kommissionssitzungen, sowie Erstellung der Sitzungsprotokolle
• Inhaltliche Vorbereitung aller Stiftungsrats- & Kommissionssitzungen, in Zusammenarbeit mit der Geschäftsführerin
• Verwaltung der eingehenden Gesuche
• Kommunikation mit den Gesuchstellern, Referenten, Experten und Partnerorganisationen
• Erstellung von Förderrapports und Statistiken als Basis für externe Kommunikation
• Betreuung der Website der Stiftung
• Führung der Projektbuchhaltung und Dokumentenablage
• Abstimmung mit Treuhandbüro für Finanzbuchhaltung & Personaladministration
• Führung der Liquiditätsplanung inkl. Auslösung der Zahlungen und Bankkorrespondenz

• Du hast erfolgreich eine KV-Ausbildung absolviert und verfügen über einige Jahre Berufserfahrung. Eine weiterführende Ausbildung, z. B. zur Direktionsassistenz, ist von Vorteil
• Du beherrschst Deutsch und Englisch in Wort und Schrift, Französisch kannst du verstehen
• Du bist zuverlässig, strukturiert und organisiert und hast ein Auge für Details & Qualität
• Du bist kommunikativ und im Team kollegial und hilfsbereit
• Du bist es gewohnt, selbstständig zu arbeiten und hast auch kein Problem damit, an einzelnen Tagen allein im Büro zu sein
• Du bist gewandt in der Bedienung einer modernen Office-Infrastruktur und offen, diese Fertigkeiten stets weiterzuentwickeln
• Du hast Freude daran, nicht nur auszuführen, sondern auch aktiv zu gestalten

Aufgrund anstehender Pensionierung sowie Studienabschluss im Laufe des kommenden Jahres, suchen per Januar 2025 bzw. nach Vereinbarung Verstärkung für unser Team. Du arbeitest in einem Jobsharing Modell. Gemeinsam seid ihr für das operative Geschehen der Geschäftsstelle, nach den Weisungen der Geschäftsführerin, zuständig.